С 2019 года у белорусских компаний появилось право при взаимодействии с контрагентами использовать электронные документы наравне с бумажными.
Электронный документ — это документ в электронном виде (файл) с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Электронный документ с ЭЦП законодательно определен как равнозначный бумажным документам с собственноручной подписью, а значит является юридически значимым.
Электронный документ имеет юридическую силу и подтверждает факт:
- совершения хозяйственной операции
- закрепления и согласования обязательств между контрагентами
- исполнения обязательств
Правильно составленный электронный документ является оригиналом и не требует дублирования на бумаге.
ЭД могут предоставляются в суд и при проверках компании в электронном формате либо в виде внешнего представления (распечатанного на бумаге и надлежаще заверенного).
В форме электронного документа можно представить любой документ:
- договор
- контракт
- допсоглашение к договору
- претензию
- акты приемки-передачи
- акты оказания услуг
- акты сверок
- заявки
- спецификации
- уведомления
- иные документы
Почему важна обмениваться документами в сервисе ЭДО?
Сервис Quidox.by выступает оператором ЭДО и независимой третьей стороной при обмене документами, при этом:
- фиксирует даты отправки, получения и подписания электронных документов
- обеспечивает безопасность их передачи
- позволяет проверить ЭЦП контрагента (действительность, актуальность) идентифицировать подписанта (его полномочия)
- формирует системную квитанцию о пути следования ЭД и при возникновении спорных ситуаций и обращениях в суд является элементом доказательной базы
Как Quidox обеспечивает юридическую силу передаваемых документов?
Все документы, пересылаемые через сервис, подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая согласно Закону Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» делает их равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.
Электронная цифровая подпись:
- содержит реквизит времени, который подтверждает подписание документа в момент действия сертификата
- генерируется с использованием сертифицированных средств криптографической защиты
- гарантирует неизменность информации с момента подписания документа
Как можно работать с электронными документами в сервисе для мгновенного обмена?
- обмен файлами любых форматов и расширений от «классических» (txt\pdf\xtml) до графических, анимационных, звуковых, мультимедийных
- прикрепление в 1 сообщение до 5 вложений
- отправка ЭД не пользователям сервиса
- получение, ознакомление, комментирование, согласование получателем всегда бесплатно
- отправка односторонних, двусторонних ЭД
- возможность совместного взаимодействия для согласования и совместной работы над документом множеству лиц
