Что такое электронный документ и что нужно о нем знать?

С 2019 года у белорусских компаний появилось право при взаимодействии с контрагентами использовать электронные документы наравне с бумажными.

Электронный документ — это документ в электронном виде (файл) с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность,  подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Электронный документ с ЭЦП законодательно определен как равнозначный бумажным документам с собственноручной подписью, а значит является юридически значимым.

Электронный документ имеет юридическую силу и подтверждает факт:

  • совершения хозяйственной операции
  • закрепления и согласования обязательств между контрагентами
  • исполнения обязательств

Правильно составленный электронный документ является оригиналом и не требует дублирования на бумаге. 

ЭД могут предоставляются в суд и при проверках компании в электронном формате либо в виде внешнего представления (распечатанного на бумаге и надлежаще заверенного).

В форме электронного документа можно представить любой документ:

  • договор
  • контракт
  • допсоглашение к договору
  • претензию
  • акты приемки-передачи
  • акты оказания услуг
  • акты сверок
  • заявки
  • спецификации
  • уведомления
  • иные документы

Почему важна обмениваться документами в сервисе ЭДО?

Сервис Quidox.by выступает оператором ЭДО и независимой третьей стороной при обмене документами, при этом:

  • фиксирует даты отправки, получения и подписания электронных документов
  • обеспечивает безопасность их передачи
  • позволяет проверить ЭЦП контрагента (действительность, актуальность) идентифицировать подписанта (его полномочия)
  • формирует системную квитанцию о пути следования ЭД и при возникновении спорных ситуаций и обращениях в суд является элементом доказательной базы

Как Quidox обеспечивает юридическую силу передаваемых документов?

Все документы, пересылаемые через сервис, подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая согласно Закону Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» делает их равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.

Электронная цифровая подпись:

  • содержит реквизит времени, который подтверждает подписание документа в момент действия сертификата
  • генерируется с использованием сертифицированных средств криптографической защиты
  • гарантирует неизменность информации с момента подписания документа

Как можно работать с электронными документами в сервисе для мгновенного обмена?

  • обмен файлами любых форматов и расширений от «классических» (txt\pdf\xtml) до графических, анимационных, звуковых, мультимедийных 
  • прикрепление в 1 сообщение до 5 вложений
  • отправка ЭД не пользователям сервиса
  • получение, ознакомление, комментирование, согласование получателем всегда бесплатно
  • отправка односторонних, двусторонних ЭД
  • возможность совместного взаимодействия для согласования и совместной работы над документом множеству лиц

Читайте также

Переходим на ЭДО без проблем

Определились, что пора переходить на электронный формат взаимодействия с контрагентами? Тогда следующий шаг — стратегия перехода и алгоритм действий с учетом потребностей вашей компании. Перейти на обмен электронными документами может любая организация независимо от численности штата, сферы деятельности и деловой интенсивности. ЭДО одинаково хорош и для юрлиц, и для индивидуальных предпринимателей. Скорость передачи документов, их […]

ЭДО и обмен документами в Quidox

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам. Такой подход неэффективен! Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах. Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали! Что такое электронный […]

Viber-bot — мгновенные уведомления от QuiDox.by о поступлении электронных документов

Для удобства пользователей сервис Quidox.by запустил Viber-бота в дополнение Telegram-боту Теперь обо всех поступивших электронных документах Вы будете в курсе без постоянного мониторинга Личного кабинета! Чтобы подключить чат-бот в Вайбере выполните следующие действия: Откройте Viber (Вайбер) на Вашем смартфоне. Ниже списка последних чатов справа будет пункт меню «Ещё». Кликните по этому пункту: На появившемся экране […]