О сервисе

QuiDox — веб-сервис мгновенного обмена электронными документами обеспечивает:

  • Значительное снижение затрат на документооборот — более чем на 75% в уже реализованном кейсе в действующем бизнесе.
  • Применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессе создания как односторонних, так и многосторонних документов полностью соответствует законодательству Республики Беларусь.
  • Регистрация в сервисе, первичная настройка и подключение — верификация имеющейся электронной цифровой подписи займет всего 5 минут.

С 18.02.2019 года белорусские организации официально и более широко могут использовать электронные документы в своих ключевых процессах вместо бумажных.

Электронный документ подписывается при помощи ЭЦП от ГосСУОК — того же самого программного комплекса, который используется для подачи деклараций в налоговую инспекцию и ФСЗН.

QuiDox.by позволяет обмениваться электронными документами между контрагентами без необходимости распечатывать, подписывать, проставлять печати и отсылать друг другу бумажные копии договоров, соглашений, приложений, актов и других юридически значимых документов.

Как это работает

  • Вы регистрируетесь в сервисе и верифицируете свою ЭЦП.
  • Загружаете документ в QuiDox и подписываете его при помощи ЭЦП.
  • Указываете электронную почту контрагента и отсылаете документ.

Доставка происходит мгновенно — в отличие от 3-6 рабочих дней, которые нужны для отправки и доставки обычной письменной корреспонденции.

Если ваш контрагент еще не зарегистрирован в сервисе, мы пришлем ему логин и пароль для доступа к документам и он на своей стороне может удостовериться в подлинности электронной подписи, сохранить документ в защищенное хранилище или распечатать его в бумажном виде, если это нужно по стандартам делопроизводства компании.

Если контрагент зарегистрирован в сервисе и уже верифицировал свою цифровую подпись —  он сразу же может подписать документ своей электронной цифровой подписью и отправить вам электронный документ прямо из QuiDox.

Таким образом, обмен документами между контрагентами, зарегистрированными в сервисе, занимает считанные минуты в отличие от 3-6 дней при обмене документами через почту.

  • Документы не теряются и их не нужно отправлять повторно.
  • Документы имеют юридическую силу в отличие от обычных копий, пересылаемых по электронной почте или факсу.
  • Электронные документы полностью идентичны по своим юридическим свойствам бумажным — и могут использоваться везде, вплоть до суда

Стоимость электронного документооборота

При отправке документов обычной почтой, вы в среднем на каждой отправке платите 1,15 руб.

QuiDox позволяет сэкономить до 75-95% стоимости пересылки документов обычным способом. При этом мы гарантируем 100% доставляемость всех документов в течение 1 минуты после отправки. Интересно? Свяжитесь с нами!

Безопасность

Взломать или подделать ЭЦП в настоящее время практически невозможно.
Для подписи документа на стороне пользователя применяется специальное сертифицированное программное обеспечение — «Программный комплекс «Комплект Абонента АВЕСТ» AvUCK (РБ.ЮСКИ.13001-05)».

Обработка и хранение данных пользователей осуществляется в центре обработки данных, процессы и инфраструктура которого исключает вероятность несанкционированного доступа к вашим документам.

При электронном документообороте вы можете не беспокоиться, что конфиденциальная информация попадет в третьи руки через недобросовестных сотрудников компании или из-за ошибок в работе почты.

Юридические моменты

На сегодняшний день электронные документы, подписанные при помощи ЭЦП, имеют равную юридическую силу с бумажными документами, закрепленными подписями и печатями сторон.

Использование электронных документов регламентируется следующими законодательными актами:

  • Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (новая редакция)
  • Статья 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь
  • Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (постановление Минюста от 06.02.2019 N 20).

QuiDox позволяет работать с электронными документами в полном соответствии с белорусским законодательством, начать экономить уже на отправке первого документа, и значительно ускоряете документооборот с контрагентами.

Читайте также

Электронный документ и налогообложение

Украинский законодатель определил, что является датой подписания электронного документа. Почему это важно для бизнеса, ведущего ЭДО? При создании электронного документа и его подписания сторонами важен такой реквизит как дата. Но различают дату создания документа и дату его подписания сторонами (по аналогии с бумажными). Для принятия такого документа к налогообложению важно четко понимать, что является отправной […]

Переходим на ЭДО без проблем

Определились, что пора переходить на электронный формат взаимодействия с контрагентами? Тогда следующий шаг — стратегия перехода и алгоритм действий с учетом потребностей вашей компании. Перейти на обмен электронными документами может любая организация независимо от численности штата, сферы деятельности и деловой интенсивности. ЭДО одинаково хорош и для юрлиц, и для индивидуальных предпринимателей. Скорость передачи документов, их […]

ЭДО и обмен документами в Quidox

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам. Такой подход неэффективен! Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах. Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали! Что такое электронный […]