ЭДО и обмен документами в Quidox

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам. 
Такой подход неэффективен!

Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах.

Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали!

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это:

  • способ организации и движение документов в компании, при котором они представлены в электронном виде и хранятся централизованно
  • обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО

Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью, который не нужно распечатывать. Юридически значимым оригиналом такой документ является только в электронном виде.

ЭД состоит из двух неотъемлемых частей:

  • общей — непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа ЭЦП
  • особенной  файл с ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). Файл с ЭЦП является неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.

Какие документы можно создавать в электронном виде и как их хранить?

Каждая организация самостоятельно:

  • устанавливает перечень документов, создаваемых в электронном виде
  • определяет место и формат хранения электронных дел, отдельных документов
  • закрепляет условия ЭДО в локальных нормативных актах

Введение внутреннего электронного документооборота целесообразно начинать с документов временного хранения (до 10 лет включительно).

Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе. 

Документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми, особенно при сроках хранения более 10 лет и постоянном хранении.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (название организации, почтовый адрес, дата и т.д.). 

В бумажном виде документы занимают много места и часто компании организуют места для их хранения вне офиса, что затрудняет доступ.

Электронные документы и архивы хранятся на серверах оператора или самой компании, поэтому просмотреть и скачать документ можно в любое время в любом месте при наличии удаленного доступа. 

Для чего компании переходят на электронный документооборот?

Электронный документооборот — это не что иное, как автоматизация внутреннего делопроизводства и оптимизация внешнего взаимодействия с контрагентами, в основе которых лежат финансовые и организационные выгоды компании.

Переход на безбумажный оборот позволяет:

  • сократить финансовые и временные затраты на печать, канцтовары, отправку документов
  • забыть о горах бумаги в офисе
  • избавиться от потерь документов и повторного выставления
  • быстро и гарантированно доставить документы контрагентам
  • обеспечить юридическую значимость документов
  • сделать документооборот прозрачным
  • повысить лояльность контрагентов
  • перевести архив в электронный вид

Чем полезен сервис мгновенного обмена электронными документами Quidox?

Сервис Quidox.by является оператором ЭДО и позволяет обмениваться юридически значимыми документами, при этом:

  • обеспечивает безопасность при пересылке документов
  • позволяет пользователям видеть статусы переданных документов 
  • дает возможность контроля за документами, формируя системную квитанцию
  • всегда уведомляет о поступлении документа (Viber, Telegram, e-mail)

Как осуществляется электронный документооборот через Quidox?

Сервис имеет понятный удобный интерфейс. Для пользователей работа в веб-версии Quidox.by схожа с работой электронной почты.

В личном кабинете пользователя есть папки:

  •  «Входящие»
  •  «Отправленные»
  •  «Черновики»
  •  «Архив»

Функционал сервиса предусматривает полный цикл работы с электронными документами:

  • Простая отправка
  • Ознакомление
  • Согласование
  • Отклонение
  • Подписание
  • Комментирование
  • Скачивание
  • Удаление
  • Доступ по ссылке

Отправитель видит актуальный статус каждого исходящего документа:

  • «Отправлен»
  • «Получен»
  •  «Подписан»
  • «Отказано в подписи»

Сервис автоматически формирует квитанцию по каждому циклу документооборота с фиксацией любых действий сторонами с документом. Квитанцию можно скачать или распечатать, а также использовать в качестве элемента доказательной базы.

Этапы работы в сервисе:

  1. Отправитель формирует документы и загружает их с ПК в Quidox, при необходимости отправляет на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится лицо, которое нажимает кнопку «Подписать и отправить».
  2. В этот момент система электронного документооборота автоматически проверяет сертификат электронной подписи: его легитимность и срок действия.
  3. Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его.
  4. В этот момент сервис так же как и при отправке, автоматически проверяет сертификат второй подписывающей стороны. Отправитель видит статус документа «Подписан».

4 факта о подписании ЭД

  • К подписанному документу имеют доступ обе стороны.
  • Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи\комментирует при необходимости отказ. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.
  • После того как документы подписали все стороны, в него невозможно внести изменения.
  • Если документ должен подписать только отправитель (например, односторонний ПУД) документооборот по нему считается завершенным после того, как получатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Читайте также

Переходим на ЭДО без проблем

Определились, что пора переходить на электронный формат взаимодействия с контрагентами? Тогда следующий шаг — стратегия перехода и алгоритм действий с учетом потребностей вашей компании. Перейти на обмен электронными документами может любая организация независимо от численности штата, сферы деятельности и деловой интенсивности. ЭДО одинаково хорош и для юрлиц, и для индивидуальных предпринимателей. Скорость передачи документов, их […]

Что такое электронный документ и что нужно о нем знать?

С 2019 года у белорусских компаний появилось право при взаимодействии с контрагентами использовать электронные документы наравне с бумажными. Электронный документ — это документ в электронном виде (файл) с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность,  подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронный документ с ЭЦП законодательно определен как равнозначный бумажным документам с собственноручной подписью, а значит является юридически значимым. Электронный документ имеет юридическую силу и подтверждает факт: совершения […]

Viber-bot — мгновенные уведомления от QuiDox.by о поступлении электронных документов

Для удобства пользователей сервис Quidox.by запустил Viber-бота в дополнение Telegram-боту Теперь обо всех поступивших электронных документах Вы будете в курсе без постоянного мониторинга Личного кабинета! Чтобы подключить чат-бот в Вайбере выполните следующие действия: Откройте Viber (Вайбер) на Вашем смартфоне. Ниже списка последних чатов справа будет пункт меню «Ещё». Кликните по этому пункту: На появившемся экране […]