Эксперты о работе с электронными документами

Мы не останавливаемся на достигнутом и поддерживаем цикл вебинаров-практикумов для пользователей сервиса Quidox.by и не только!

Больше никто не удивляется использованию электронных документов, но все стремятся адаптировать собственный бизнес и реализовать свой сценарий для обмена с контрагентами юридически значимыми документами, удостоверенными ЭЦП. 

Как это сделать? QuiDox.by поможет! 

18 февраля на вебинар «Электронные документы и твой бизнес» мы пригласили экспертов, знающих толк в практике применения электронных документов и тонкостях построения процессов при переходе на цифровые рельсы в бизнесе.

Нам составили компанию:

  • Ирина Янукович, ПиК-аудит / Основатель, аудитор, член Экспертного совета Палаты налоговых консультантов
  • Александр Данильченко, Юридическое агентство «КлеверКонсалт» / Партнер
  • Екатерина Демина, эксперт в сфере автоматизации бизнес-процессов, юрист, бизнес-аналитик

О чем поговорили и что объяснили?

О продукте и возможностях

Владислав Шкадаревич, основатель сервиса QuiDox.by:

  • постоянно развиваем функционал QuiDox, гибко адаптируем сервис под потребности клиентов
  • из основных комфортных позиций — автоматической создание учетной записи для получателя, приглашения и уведомления через email/Telegram/Viber (тестируем), наличие встроенной проверки документов, квитанция о путевом цикле документа, расширение вариантов представления документов
  • наличие сценария для работы связанных юрлиц в сервисе по обмену документов с контрагентами
  • понятная структура учетной записи, отражающая полную идентификацию владельца ЭЦП с возможностью ее проверки
  • вариации взаимодействия при обменен документов с ЭЦП или без: простая доставка/согласование/затребование подписания
  • универсальность сервиса — удобен для нечастых отправок ИП/малых компаний, актуален для потокового обмена ЭД больших компаний и взаимосвязанных лиц.

О лайфхаках перехода на электронный документооборот

Вячелав Шкадаревич:

  • определитесь с видом и объемом документов, которые необходимо в первую очередь перевести в электронный формат
  • уведомите контрагентов о переходе на ЭД и обмен документами через QuiDox
  • пропишите оговоренные условия в договорах, допсоглашениях и пр.
  • выберите удобный способ работы с ЭД: веб-интерфейс/Реестр/интеграция систем компании с API
  •  определите порядок работы с ЭД внутри компании (локальные акты/регламенты, маршруты движения и контроля)
  • обеспечьте сотрудников ЭЦП и закрепите полномочия, проведите инструктаж по безопасному использованию и хранению ЭЦП, и не забудьте про ответственность! 🙂

Екатерина Демина:

  • переводить в формат электронного документа можно любые документы: договоры, претензии, акты, счета, уведомления, спецификации и пр.
  • в договоре между контрагентами можно соблюсти примерно такую формулировку «Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Стороны признают юридическую силу договора (допсоглашений, спецификаций, претензий и иных договорных документов), формируемого отправителем в виде электронного документа путем размещения электронного документа, подписанного с применением средств электронной цифровой подписи  в личном кабинете получателя в веб-сервисе Quidox.by»
  • прекрасно встраивается в систему электронного документооборота претензионная работа: существенно сокращаются сроки уведомления должника, квитанцией сервиса подтверждается доставка и получение документа, упрощается алгоритм по работе с контрагентами.

О бухгалтерии на аутсорсинге

Ирина Янукович:

  • составление первичных учетных документов (ПУД) в электронной форме предусмотрено законодательством, отправление единолично составленного ПУД (не требующего подписи контрагента) удобно через сервис
  • оригинал электронного ПУД существует только в электронной форме, а распечатанный на бумаге — является внешним представлением ЭД
  • важно сохранять электронные ПУД локально для внутреннего контроля в компании
  • рекомендую в договоре указывать, что акт должен содержать дату завершения выполнения работ, тогда дата подписания не будет играть роли для даты совершения операции
  • по общим принципам в бухучете применяется три варианта учета даты совершения операции по оказанным услугам: дата завершения выполнения услуги/дата завершения приемки/дата составления ПУД.

Вячеслав Шкадаревич:

  • особенно удобно работать в сервисе с Реестром, когда формируется общий файл со списком документов, который подписывается одним кликом по сформулированному списку и отправляется контрагентам в один прием.

О безболезненном опыте пользователей-первопроходцев

Вячеслав Шкадаревич:

  • важным фактором при переходе от элементарного любопытства и интереса к действию является финансовый
  • самый быстрый переход случился у маркетплейса по формуле «обсуждение-интеграция-подключение», и это все за две недели, а окупаемость показала себя в первый же месяц
  • самым активным и массовым опытом обмена ЭД может похвастаться многопрофильная компания с абсолютно разными отраслевыми направленностями, крупный игрок на рынке, — тут речь о безоговорочном авторитете для контрагентов, когда отказываться бесполезно
  • среди пользователей сервиса есть и совсем небольшие компании с численностью до 15 человек, но предпочитающие современные способы коммуникации и бизнес-инструменты при оказании услуг, которые не хотят отвлекаться на бумагу и подшивание документов в папки.

Екатерина Демина: 

  • компания, которую я курировала по автоматизации бизнес процессов, осуществляет деятельность в сфере сельского хозяйства, а ее контрагенты имеют разный уровень деловой организации, но это не помешало перейти на ЭДО
  • огромный плюс, что все входящие для контрагента всегда бесплатны, что ни к чему его не обязывает, поэтому выстраивайте свою систему в компании, исходя их своих интересов и лояльности контрагентов.

Читайте также

Электронный документ и налогообложение

Украинский законодатель определил, что является датой подписания электронного документа. Почему это важно для бизнеса, ведущего ЭДО? При создании электронного документа и его подписания сторонами важен такой реквизит как дата. Но различают дату создания документа и дату его подписания сторонами (по аналогии с бумажными). Для принятия такого документа к налогообложению важно четко понимать, что является отправной […]

Переходим на ЭДО без проблем

Определились, что пора переходить на электронный формат взаимодействия с контрагентами? Тогда следующий шаг — стратегия перехода и алгоритм действий с учетом потребностей вашей компании. Перейти на обмен электронными документами может любая организация независимо от численности штата, сферы деятельности и деловой интенсивности. ЭДО одинаково хорош и для юрлиц, и для индивидуальных предпринимателей. Скорость передачи документов, их […]

ЭДО и обмен документами в Quidox

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам. Такой подход неэффективен! Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах. Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали! Что такое электронный […]