Эксперты о работе с электронными документами

Мы не останавливаемся на достигнутом и поддерживаем цикл вебинаров-практикумов для пользователей сервиса Quidox.by и не только!

Больше никто не удивляется использованию электронных документов, но все стремятся адаптировать собственный бизнес и реализовать свой сценарий для обмена с контрагентами юридически значимыми документами, удостоверенными ЭЦП. 

Как это сделать? QuiDox.by поможет! 

18 февраля на вебинар «Электронные документы и твой бизнес» мы пригласили экспертов, знающих толк в практике применения электронных документов и тонкостях построения процессов при переходе на цифровые рельсы в бизнесе.

Нам составили компанию:

• Ирина Янукович, ПиК-аудит / Основатель, аудитор, член Экспертного совета Палаты налоговых консультантов
• Александр Данильченко, Юридическое агентство «КлеверКонсалт» / Партнер
• Екатерина Демина, эксперт в сфере автоматизации бизнес-процессов, юрист, бизнес-аналитик

О чем поговорили и что объяснили?

О продукте и возможностях

Владислав Шкадаревич, основатель сервиса QuiDox.by:

• постоянно развиваем функционал QuiDox, гибко адаптируем сервис под потребности клиентов
• из основных комфортных позиций — автоматической создание учетной записи для получателя, приглашения и уведомления через email/Telegram/Viber (тестируем), наличие встроенной проверки документов, квитанция о путевом цикле документа, расширение вариантов представления документов
• наличие сценария для работы связанных юрлиц в сервисе по обмену документов с контрагентами
• понятная структура учетной записи, отражающая полную идентификацию владельца ЭЦП с возможностью ее проверки
• вариации взаимодействия при обменен документов с ЭЦП или без: простая доставка/согласование/затребование подписания
• универсальность сервиса — удобен для нечастых отправок ИП/малых компаний, актуален для потокового обмена ЭД больших компаний и взаимосвязанных лиц.

О лайфхаках перехода на электронный документооборот

Вячелав Шкадаревич:

• определитесь с видом и объемом документов, которые необходимо в первую очередь перевести в электронный формат
• уведомите контрагентов о переходе на ЭД и обмен документами через QuiDox
• пропишите оговоренные условия в договорах, допсоглашениях и пр.
• выберите удобный способ работы с ЭД: веб-интерфейс/Реестр/интеграция систем компании с API
•  определите порядок работы с ЭД внутри компании (локальные акты/регламенты, маршруты движения и контроля)
• обеспечьте сотрудников ЭЦП и закрепите полномочия, проведите инструктаж по безопасному использованию и хранению ЭЦП, и не забудьте про ответственность! 🙂

Екатерина Демина:

• переводить в формат электронного документа можно любые документы: договоры, претензии, акты, счета, уведомления, спецификации и пр.
• в договоре между контрагентами можно соблюсти примерно такую формулировку «Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Стороны признают юридическую силу договора (допсоглашений, спецификаций, претензий и иных договорных документов), формируемого отправителем в виде электронного документа путем размещения электронного документа, подписанного с применением средств электронной цифровой подписи  в личном кабинете получателя в веб-сервисе Quidox.by»
• прекрасно встраивается в систему электронного документооборота претензионная работа: существенно сокращаются сроки уведомления должника, квитанцией сервиса подтверждается доставка и получение документа, упрощается алгоритм по работе с контрагентами.

О бухгалтерии на аутсорсинге

Ирина Янукович:

• составление первичных учетных документов (ПУД) в электронной форме предусмотрено законодательством, отправление единолично составленного ПУД (не требующего подписи контрагента) удобно через сервис
• оригинал электронного ПУД существует только в электронной форме, а распечатанный на бумаге — является внешним представлением ЭД
• важно сохранять электронные ПУД локально для внутреннего контроля в компании
• рекомендую в договоре указывать, что акт должен содержать дату завершения выполнения работ, тогда дата подписания не будет играть роли для даты совершения операции
• по общим принципам в бухучете применяется три варианта учета даты совершения операции по оказанным услугам: дата завершения выполнения услуги/дата завершения приемки/дата составления ПУД.

Вячеслав Шкадаревич:

• особенно удобно работать в сервисе с Реестром, когда формируется общий файл со списком документов, который подписывается одним кликом по сформулированному списку и отправляется контрагентам в один прием.

О безболезненном опыте пользователей-первопроходцев

Вячеслав Шкадаревич:

• важным фактором при переходе от элементарного любопытства и интереса к действию является финансовый
• самый быстрый переход случился у маркетплейса по формуле «обсуждение-интеграция-подключение», и это все за две недели, а окупаемость показала себя в первый же месяц
• самым активным и массовым опытом обмена ЭД может похвастаться многопрофильная компания с абсолютно разными отраслевыми направленностями, крупный игрок на рынке, — тут речь о безоговорочном авторитете для контрагентов, когда отказываться бесполезно
• среди пользователей сервиса есть и совсем небольшие компании с численностью до 15 человек, но предпочитающие современные способы коммуникации и бизнес-инструменты при оказании услуг, которые не хотят отвлекаться на бумагу и подшивание документов в папки.

Екатерина Демина: 

• компания, которую я курировала по автоматизации бизнес процессов, осуществляет деятельность в сфере сельского хозяйства, а ее контрагенты имеют разный уровень деловой организации, но это не помешало перейти на ЭДО
• огромный плюс, что все входящие для контрагента всегда бесплатны, что ни к чему его не обязывает, поэтому выстраивайте свою систему в компании, исходя их своих интересов и лояльности контрагентов.