Юридическая сила и значимость электронного документа

С 01.02.2019 вступили в силу изменения в Гражданский кодекс, которые откорректировали юридическое определение простой письменной формы договора. Такой договор быть составлен в виде текстового документа в электронном виде, в том числе в виде электронного документа. Подписать его стороны вправе с использованием средств связи, иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей. Важно, чтобы способ подписания документа позволял идентифицировать стороны договора (статья 404 Гражданского кодекса РБ).

Электронный документ — одна из разновидностей документов в электронном виде. Электронный документ — документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (статья  1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З  «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Соответственно, электронным документом считается документ, имеющий ЭЦП. Все остальные документы, созданные при помощи компьютерных технологий, являются документами в электронном виде.

Юридическая сила электронного документа определяется тем, что ЭЦП позволяет идентифицировать организацию, ИП или физлицо, которое подписало документ, а также обеспечивает целостность и подлинность такого документа (ст. 23, ст. 25,  ст. 26 Закона об электронном документе и ЭЦП).

В настоящее время организацией, выдающей ключи ЭЦП, признаваемые всеми организациями, является РУП «Национальный центр электронных услуг» (далее — НЦЭУ) (абз. 2 подп. 5.1 п. 5 Указа Президента Республики Беларусь № 515). В состав НЦЭУ входит республиканский удостоверяющий центр Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК), который и осуществляет все необходимые процедуры, связанные с выдачей ключей ЭЦП.

На данный момент ЭЦП дает право подписывать электронные документы и обращения, подаваемые в МНС, таможенные органы, ФСЗН, Белгосстрах, Белстат и т.д. Отметим, что корпоративные системы (например, «Клиент-банк») могут применять ключи ЭЦП, выданные собственными удостоверяющими центрами. Однако такие ключи ЭЦП будут признаваться только в рамках этих систем.

ЭЦП, выданная ГоСУОК, дает право подписывать документы, которые будут признаваться имеющими юридическую силу в рамках обмена электронными документами за рамками корпоративных систем, то есть в документообороте между юридическими и физическими лицами Республики Беларусь.

Владельцем личного ключа ЭЦП (далее — личный ключ) может быть (ч. 1 ст. 25 Закона об электронном документе):

должностное лицо юридического лица.Например, директор, главный бухгалтер, начальник отдела кадров. Данным лицам следует использовать личный ключ для исполнения своих должностных обязанностей

физическое лицо.В данном случае ЭЦП принадлежит именно физическому лицу. Оно вправе ее использовать в личных целях. Например, для подписания договоров кредитования, купли-продажи, оказания услуг.

Отметим, что у физического лица может быть две ЭЦП: одна как у представителя юридического лица и вторая личная ЭЦП как у физического лица.

Электронный документ следует подписывать ЭЦП с действующим сертификатом открытого ключа. Если электронный документ подписать после отзыва сертификата открытого ключа, то он не будет считаться подлинным и иметь юридической силы. Отметим, что подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 1,2 ст. 22 Закона об электронном документе). Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию (ч.  5 ст. 22 Закона об электронном документе).

Закон об электронном документе не распространяется (ч. 2,3 ст. 2 Закона об электронном документе):

— на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи (например, факсимиле). Порядок их использования установлен п. 2 ст. 161 ГК Республики Беларусь;

— порядок обращения электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственные секреты;

— порядок обращения с электронными обращениями граждан. Требования к данным обращениям установлены Законом об обращениях граждан и юридических лиц;

— порядок обращения документов в электронном виде. Особенности оформления, обработки и хранения данных документов установлены Инструкцией по делопроизводству.

Внесение любых измененийв электронный документ после подписания его ЭЦП делает данный документ недействительным. Это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (например, регистрационных индексов, штампов, резолюций, отметок об исполнении) непосредственно на сам документ (п. 8.2 главы 8 Методических рекомендаций Минюста по работе с электронными документами № 11).

Соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи ЭЦП, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.

Суды расценивают документы, подписанные ЭЦП, как относимые, допустимые и достоверные доказательства.

Решение экономического суда Витебской области от 11.01.2018 (дело N142-2/2017)

Поставщик обратился с иском о взыскании с покупателя основного долга за поставленный товар, штрафа, пени и процентов за пользование чужими денежными средствами. Покупатель иск не признал и утверждал, что товар не получал. В качестве доказательства поставки товара поставщик ссылался в том числе на наличие электронных счетов-фактур по НДС, которые покупатель подписал с использованием ЭЦП. Суд посчитал счета-фактуры относимым, допустимым и достоверным доказательством поставки товара покупателю и удовлетворил иск.