Все статьи

Уходим на удаленку: как настроить работу внутри команды и не потерять связь с внешним бизнес-окружением?

By 17 марта, 2020 No Comments

Уходим на удаленку:

как настроить работу внутри команды и не потерять связь с внешним бизнес-окружением?

Пока юристы спорят о том, как правильно перейти на домашний/дистанционный труд, как правильно оформить трудовые отношения в такой период и взвешивают все риски, бизнес переходит на удаленную работу.

Вот несколько простых рекомендаций для старта работы на удаленке.

Работа с внутренними ресурсами

  1. Взаимодействие с персоналом и персонала между собой.

Соберитесь с командой и обсудите наиболее удобный вариант для перехода на удаленную работу, порядок взаимодействия сотрудников, сроки такого перехода и возможные сложности.

Вполне возможно полностью избавиться от посещения офиса не получится, но совместно будет намного проще принять решение, как это правильно делать, кому важно присутствовать, какие меры безопасности стоит предпринять.

Распределите зоны ответственности на период работы на удаленке, проанализируйте, где могут стопориться ключевые бизнес-процессы, распределите роли между сотрудниками заново, если это необходимо.

Создайте подходящую среду для совместной работы, чтобы все могли работать вместе в рабочее время.

Попробуйте, к примеру, TRELLO для того, чтобы вся команда могла одновременно следить за тем, как двигаются проекты, кто над чем работает и т.д.

MIRO прекрасный сервис для совместной работы, мозговых штурмов, обсуждения и принятия решений для удаленных команд. Обеспечивает асинхронное и синхронное сотрудничество – так же легко (но не очень дешево), как если бы все находились в одной комнате.

А еще многофункциональный бесплатный тариф сервиса Битрикс24 стал неограниченным по числу пользователей. В сервисе можно работать вместе над задачами и проектами, контролировать их выполнение, общаться с коллегами быстро при помощи чатов и видео звонков.

И главное, помогите персоналу настроить все, что необходимо для удаленной работы.

  1. Работа с базой знаний и политиками компании, документами и иными файлами.

Дайте возможность иметь доступ ко всем необходимым рабочим папкам и документам, почте, мессенджерам, телефонам.

Есть много хороших вариантов, которые позволят вашей команде хранить большие файлы, ресурсы, всё, что нужно для совместного использования файлов или просто синхронизации.

DropboxGoogle ДискBox и OneDrive все они делают почти то же самое. У каждого есть папка на своем компьютере, которая синхронизируется через Интернет с той же папкой, что и на всех остальных компьютерах команды. Таким образом, файлы расшарены автоматически без необходимости отправлять электронные сообщения или спрашивать людей, где они оставили определенный документ. Главное, определите, что можно безопасно перенести в онлайн.

 

Посмотрите на самые простые инструменты для работы над документами, типа Google Docs.

Google Docs привычный текстовый редактор, имеющий хороший набор инструментов для совместной работы с документами. Несколько человек могут одновременно работать над одним и тем же документом, оставляя друг другу заметки и делая изменения – всё из разных мест.

  1. Общайтесь, как можно чаще.

Проводите мини-планерки утром и вечером, помогите сотрудникам быть в курсе происходящих событий. Встречи и совещания легко перевести в онлайн, для этого существует масса приложений и мессенджеров, позволяющих общаться одновременно малому и большому количеству людей.

 

Работа с внешним миром

  1. Мгновенный обмен электронными документами с контрагентами

Мало перевести работников на удаленку, важно сохранить взаимодействие с внешним бизнес-миром. Это второй шаг, о котором стоит позаботиться сразу.

Самое важное в этом вопросе – это возможность согласования и подписания документов в электронном виде.

Еще с 18 февраля 2019 года белорусские компании получили возможность официально использовать электронные документы в своих ключевых бизнес-процессах, что сейчас нам позволяет практически полностью избавиться от бумажных документов и походов на почту.

Для решения этого вопроса можно легко воспользоваться QuiDox.by – сервисом по обмену электронными документами с электронной цифровой подписью

QuiDox.by:

  • позволяет в пару кликов подписать неограниченное количество файлов абсолютно любого формата электронной цифровой подписью,
  • мгновенно доставляет сообщения с подписанными фалами адресату с подтверждением, отображаемым в специальной системной квитанции,
  • обеспечивает последующее безопасное и надежное хранение как исходящих, так и входящих сообщений с документами.

Все документы для подписания поступают к руководителю в веб-сервисе в его личный кабинет и в любую свободную минуту, где бы он ни находился, могут быть подписаны с помощью ЭЦП всего в несколько кликов и направлены на подписание контрагенту.

Поэтому никакого присутствия в офисе, печати документов, походов на почту для отправки документов контрагентам не понадобится.

Обратите внимание, что электронный документ подписывается с помощью ЭЦП – той самой «флэшки для налоговой», которая как правило есть уже практически у всех компаний. Совсем не обязательно, чтобы Ваш контрагент был клиентом этого сервиса, потому что при отправке документов на известный вам email, система проверит наличие такого пользователя, и если его нет – создаст ему личный кабинет и направит уведомление с логином и временным паролем для входа.

QuiDox.by предлагает бесплатный трайл-период на 90 дней, и, похоже, сейчас самое время, когда им нужно воспользоваться.

И если вы внедрите в работу этот простой инструмент, то скорее всего после возвращения к нормальному рабочему ритму вы от него уже не сможете отказаться.

  1. Встречи и переговоры в онлайн формате

Мессенджеры, специальные приложения и программы позволят некоторое время легко не выходить из дома, но в тоже время общаться и проводить встречи. Более того, такое онлайн общение может сопровождаться совместным обсуждением документов и проведением презентаций.

  1. Обучение персонала

Практически все организаторы, кто мог перевести обучение в онлайн формат на ближайший период уже сделали это. Поэтому в удаленном доступе можно легко продолжить обучение и, возможно, это пройдет даже более продуктивно.