Переходим на ЭДО без проблем

Определились, что пора переходить на электронный формат взаимодействия с контрагентами? Тогда следующий шаг — стратегия перехода и алгоритм действий с учетом потребностей вашей компании.

Перейти на обмен электронными документами может любая организация независимо от численности штата, сферы деятельности и деловой интенсивности.

ЭДО одинаково хорош и для юрлиц, и для индивидуальных предпринимателей. Скорость передачи документов, их юридическая значимость и безопасность являются существенными факторами в любом бизнесе.

Итак, внешний электронный документооборот — это обмен безбумажными юридически значимыми документами между контрагентами посредством сервиса ЭДО.

С чего начать? С базовых шагов!

Для легкого старта:

  • выберите наиболее лояльных контрагентов, которые открыты к активному сотрудничеству и имеют схожее позитивное отношение к современным инструментам взаимодействия
  • начните рассылку с односторонних документов (например, актов, уведомлений и пр.), не требующих ответных действий контрагента (подписания\согласования\обратной отправки) — чтобы вторая сторона смогла протестировать и привыкнуть к новому деловому процессу
  • обязательно каждому контрагенту доступно объясните все преимущества перехода на обмен ЭД для всех участников, заранее уведомите и договоритесь о первых отправках, а также о том, что получение входящих в Quidox всегда бесплатно

Помните, что ценность для каждой компании представляет время и деньги. А значит, правильно проинформировав контрагента о ключевых выгодах по переходу на ЭДО для всех участников обмена, вы заручитесь его поддержкой. А контрагенту будет проще принять решение о внедрении электронного документооборота. 

Что такое Quidox как оператор ЭДО?

Сервис Quidox.by является центром мгновенного обмена ЭД с достаточными ресурсами для обеспечения безопасного документооборота участников. 

Для пользователя Quidox.by система выглядит как почтовый сервис с расширенным функционалом. Входящие и исходящие документы хранятся в разных папках.  Для простого и удобного ориентирования в системе есть фильтры, которые помогают находить документы по наименованию или УНП контрагента, статусу документа. 

Сервис Quidox делает документооборот прозрачным: статус отправленного документа фиксируется, в сервисе отражается, когда файл доставлен, получен и подписан. 

Как начать работать в Quidox?

Для того, чтобы стать пользователем сервиса и отправлять электронные документы:

  • зарегистрируйтесь
  • верифицируйте ЭЦП
  • выберите подходящий тариф
  • зайдите в личный кабинет, загрузите необходимые документы для отправки и подпишите их ЭЦП

Приглашаем контрагента

О переходе на ЭДО необходимо предупредить контрагентов, а также в договорах, допсоглашениях и пр. обязательно указать, что способ обмена в Quidox юридически значимыми документами считается согласованным сторонами.

Если ваша компания является инициатором и контрагент не пользуется ЭДО, то при отправке документов:

  • укажите адрес электронной почты контрагента при создании сообщения в сервисе
  • отправьте сообщение
  • получатель получит уведомление с приглашением к обмену документами
  • при переходе по указанной ссылке, получатель сможет войти в систему и забрать документы

О подробных сценариях и алгоритме работы в сервисе смотрите вебинар «Обмен электронными документами: разбираем 10 основных сценариев QuiDox.by»

Читайте также

Электронный документ и налогообложение

Украинский законодатель определил, что является датой подписания электронного документа. Почему это важно для бизнеса, ведущего ЭДО? При создании электронного документа и его подписания сторонами важен такой реквизит как дата. Но различают дату создания документа и дату его подписания сторонами (по аналогии с бумажными). Для принятия такого документа к налогообложению важно четко понимать, что является отправной […]

ЭДО и обмен документами в Quidox

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам. Такой подход неэффективен! Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах. Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали! Что такое электронный […]

Что такое электронный документ и что нужно о нем знать?

С 2019 года у белорусских компаний появилось право при взаимодействии с контрагентами использовать электронные документы наравне с бумажными. Электронный документ — это документ в электронном виде (файл) с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность,  подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронный документ с ЭЦП законодательно определен как равнозначный бумажным документам с собственноручной подписью, а значит является юридически значимым. Электронный документ имеет юридическую силу и подтверждает факт: совершения […]