Псевдодокументы: как на удаленке настроить обмен документами и минимизировать риски

Пришел коронакризис, а вместе с ним и массовый перевод сотрудников на удаленную работу. Привычные способы обмена документами тоже меняются в этой связи.

Рассмотрим три самых популярных сценария: проставление факсимиле на документах, использование сканов и ксерокопий. Юридические аспекты и риски при работе с образами документов рассматривает Алексей Данильченко, управляющий партнер юридического агентства «КлеверКонсалт».

Полная версия материала представлена на сайте OfficelifeMedia и доступна по ссылке здесь.

Факсимиле

Точная копия подписи, которая воспроизводится копированием или через механический оттиск, то есть не реальная подпись, а штамп подписи. Используется внутри компании для визирования спектра документов, от договоров до протоколов. Доступна широкому кругу сотрудников.

Риски:

  • нет уверенности в действительности подписи и в полномочиях лица, проставившего факсимиле;
  • законодательство запрещает принимать к бухгалтерскому учету такие документы, также нельзя таким образом составлять ПУД;
  • факсимиле нельзя применять к ТН, ТТН, актам выполненных работ, доверенностям, заверенным копиям документов;
  • при налоговой проверке документы подтверждения хозопераций и ПУД с факсимиле не признаются;
  • почти невозможно оспорить подписанные факсимиле неуполномоченным лицом документы в суде.

Скан документа

Скан копия, или электронный образ документа, получается от перевода бумажной версии в цифровой формат.

Риски:

  • не имеет юридической силы, не принимается к бухгалтерскому учету;
  • легко подделать;
  • сложно доказать адрес почты отправителя при отправке по e-mail;
  • доказывать заключение договора при прекращении его исполнения в отсутствии оригиналов документов от контрагента будет сложно.

Ксерокопия

Риски точной копии документа на бумаге:

  • без заверения юридической силы не имеет, к бухгалтерскому учету не принимается;
  • не защищает от манипуляций с документами в связи с необязательным использованием печати в компании;
  • легко подделать, легко потерять;
  • можно отправлять только почтой или по факсу.

И факсимиле, и скан-копии, и ксерокопии оригинальных бумажных документов, как видим, грозят компании рисками в виде проблем с налоговой или в случае судебных разбирательств.

Перейдем теперь к более надежным способам передачи и хранения документации.

ОРИГИНАЛЬНЫЕ БУМАЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Отправка документов по почте позволяет контролировать юридические аспекты. Риски тут связаны с человеческим фактором и потерей времени: документы нужно подготовить, распечатать, отправить, а в случае принимающей стороны — не потерять у секретаря или в горе входящей корреспонденции.

Не лучший вариант и для ситуации перехода на «удаленку», потому что вопросы печати, подписания и отправки бумажной документации все равно остаются среди обязанностей уполномоченных. Плюс вопрос обмена подписанными документами: контрагент должен присылать их в офис, где не будет сотрудников?

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Подписать бумагу ключом электронной цифровой подписи от ГосСУОК — значит удостоверить целостность и подлинность акта, накладной, протокола, письма. Ключ ЭЦП, как правило, хранится на носителей: флешке «для налоговой и ФСЗН».

Законодательно закреплен статус электронного документа как оригинального. То есть применение ЭЦП снижает риски манипуляций с документами и их подделкой. По юридической силе подписанные электронной подписью бумаги то же самое, что документы, подписанные лично рукой уполномоченного лица.

Для налоговой отчетности, госорганов и судов электронные документы предоставляются либо напрямую, как электронный документ с ЭЦП, либо на бумаге с соответствующими заверениями.

Как сохранить взаимодействие с внешним миром в компании на «удаленке»

Комментарий Вячеслав Шкадаревич, основатель сервиса мгновенного обмена электронными документами QuiDox.by:

«Мало перевести работников на «удаленку», важно сохранить взаимодействие с внешним бизнес-миром, в том числе, возможность согласования и подписания документов в электронном виде.»

С зимы 2019 года белорусские компании могут официально использовать электронные документы в ключевых бизнес-процессах и уйти от бумажного документооборота. Сервис по обмену документами с электронной цифровой подписью QuiDox.by снижает бизнес-риски:

  • можно подписывать неограниченное количество файлов любого формата в пару кликов;
  • мгновенно отправляет документы и файлы адресату с уведомлением;
  • надежно сохраняет все исходящие и входящие сообщения.

Документы падают уполномоченному лицу в личный кабинет в облачном сервисе, таким образом полностью исключается цепочка с личным присутствием и подготовкой документов в офисе и отправке их по почте. При этом контрагент может и не быть клиентом сервиса, базовый функционал «КвиДокс» позволит создать для него личный кабинет, направит уведомление, а пользование останется бесплатным.

Читайте также

ЭДО и обмен документами в Quidox

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам. Такой подход неэффективен! Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах. Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали! Что такое электронный […]

Что такое электронный документ и что нужно о нем знать?

С 2019 года у белорусских компаний появилось право при взаимодействии с контрагентами использовать электронные документы наравне с бумажными. Электронный документ — это документ в электронном виде (файл) с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность,  подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронный документ с ЭЦП законодательно определен как равнозначный бумажным документам с собственноручной подписью, а значит является юридически значимым. Электронный документ имеет юридическую силу и подтверждает факт: совершения […]

Viber-bot — мгновенные уведомления от QuiDox.by о поступлении электронных документов

Для удобства пользователей сервис Quidox.by запустил Viber-бота в дополнение Telegram-боту Теперь обо всех поступивших электронных документах Вы будете в курсе без постоянного мониторинга Личного кабинета! Чтобы подключить чат-бот в Вайбере выполните следующие действия: Откройте Viber (Вайбер) на Вашем смартфоне. Ниже списка последних чатов справа будет пункт меню «Ещё». Кликните по этому пункту: На появившемся экране […]