Пришел коронакризис, а вместе с ним и массовый перевод сотрудников на удаленную работу. Привычные способы обмена документами тоже меняются в этой связи.
Рассмотрим три самых популярных сценария: проставление факсимиле на документах, использование сканов и ксерокопий. Юридические аспекты и риски при работе с образами документов рассматривает Алексей Данильченко, управляющий партнер юридического агентства “КлеверКонсалт”.
Полная версия материала представлена на сайте OfficelifeMedia и доступна по ссылке здесь.
Факсимиле
Точная копия подписи, которая воспроизводится копированием или через механический оттиск, то есть не реальная подпись, а штамп подписи. Используется внутри компании для визирования спектра документов, от договоров до протоколов. Доступна широкому кругу сотрудников.
Риски:
- нет уверенности в действительности подписи и в полномочиях лица, проставившего факсимиле;
- законодательство запрещает принимать к бухгалтерскому учету такие документы, также нельзя таким образом составлять ПУД;
- факсимиле нельзя применять к ТН, ТТН, актам выполненных работ, доверенностям, заверенным копиям документов;
- при налоговой проверке документы подтверждения хозопераций и ПУД с факсимиле не признаются;
- почти невозможно оспорить подписанные факсимиле неуполномоченным лицом документы в суде.
Скан документа
Скан копия, или электронный образ документа, получается от перевода бумажной версии в цифровой формат.
Риски:
- не имеет юридической силы, не принимается к бухгалтерскому учету;
- легко подделать;
- сложно доказать адрес почты отправителя при отправке по e-mail;
- доказывать заключение договора при прекращении его исполнения в отсутствии оригиналов документов от контрагента будет сложно.
Ксерокопия
Риски точной копии документа на бумаге:
- без заверения юридической силы не имеет, к бухгалтерскому учету не принимается;
- не защищает от манипуляций с документами в связи с необязательным использованием печати в компании;
- легко подделать, легко потерять;
- можно отправлять только почтой или по факсу.
И факсимиле, и скан-копии, и ксерокопии оригинальных бумажных документов, как видим, грозят компании рисками в виде проблем с налоговой или в случае судебных разбирательств.
Перейдем теперь к более надежным способам передачи и хранения документации.
ОРИГИНАЛЬНЫЕ БУМАЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Отправка документов по почте позволяет контролировать юридические аспекты. Риски тут связаны с человеческим фактором и потерей времени: документы нужно подготовить, распечатать, отправить, а в случае принимающей стороны — не потерять у секретаря или в горе входящей корреспонденции.
Не лучший вариант и для ситуации перехода на “удаленку”, потому что вопросы печати, подписания и отправки бумажной документации все равно остаются среди обязанностей уполномоченных. Плюс вопрос обмена подписанными документами: контрагент должен присылать их в офис, где не будет сотрудников?
ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Подписать бумагу ключом электронной цифровой подписи от ГосСУОК — значит удостоверить целостность и подлинность акта, накладной, протокола, письма. Ключ ЭЦП, как правило, хранится на носителей: флешке “для налоговой и ФСЗН”.
Законодательно закреплен статус электронного документа как оригинального. То есть применение ЭЦП снижает риски манипуляций с документами и их подделкой. По юридической силе подписанные электронной подписью бумаги то же самое, что документы, подписанные лично рукой уполномоченного лица.
Для налоговой отчетности, госорганов и судов электронные документы предоставляются либо напрямую, как электронный документ с ЭЦП, либо на бумаге с соответствующими заверениями.
Как сохранить взаимодействие с внешним миром в компании на “удаленке”
Комментарий Вячеслав Шкадаревич, основатель сервиса мгновенного обмена электронными документами QuiDox.by:
“Мало перевести работников на “удаленку”, важно сохранить взаимодействие с внешним бизнес-миром, в том числе, возможность согласования и подписания документов в электронном виде.”
С зимы 2019 года белорусские компании могут официально использовать электронные документы в ключевых бизнес-процессах и уйти от бумажного документооборота. Сервис по обмену документами с электронной цифровой подписью QuiDox.by снижает бизнес-риски:
- можно подписывать неограниченное количество файлов любого формата в пару кликов;
- мгновенно отправляет документы и файлы адресату с уведомлением;
- надежно сохраняет все исходящие и входящие сообщения.
Документы падают уполномоченному лицу в личный кабинет в облачном сервисе, таким образом полностью исключается цепочка с личным присутствием и подготовкой документов в офисе и отправке их по почте. При этом контрагент может и не быть клиентом сервиса, базовый функционал “КвиДокс” позволит создать для него личный кабинет, направит уведомление, а пользование останется бесплатным.
