QuiDox — веб-сервис мгновенного обмена электронными документами обеспечивает:
- Значительное снижение затрат на документооборот – более чем на 75% в уже реализованном кейсе в действующем бизнесе.
- Применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессе создания как односторонних, так и многосторонних документов полностью соответствует законодательству Республики Беларусь.
- Регистрация в сервисе, первичная настройка и подключение – верификация имеющейся электронной цифровой подписи займет всего 5 минут.
С 18.02.2019 года белорусские организации официально и более широко могут использовать электронные документы в своих ключевых процессах вместо бумажных.
Электронный документ подписывается при помощи ЭЦП от ГосСУОК — того же самого программного комплекса, который используется для подачи деклараций в налоговую инспекцию и ФСЗН.
QuiDox.by позволяет обмениваться электронными документами между контрагентами без необходимости распечатывать, подписывать, проставлять печати и отсылать друг другу бумажные копии договоров, соглашений, приложений, актов и других юридически значимых документов.
Как это работает
- Вы регистрируетесь в сервисе и верифицируете свою ЭЦП.
- Загружаете документ в QuiDox и подписываете его при помощи ЭЦП.
- Указываете электронную почту контрагента и отсылаете документ.
Доставка происходит мгновенно – в отличие от 3-6 рабочих дней, которые нужны для отправки и доставки обычной письменной корреспонденции.
Если ваш контрагент еще не зарегистрирован в сервисе, мы пришлем ему логин и пароль для доступа к документам и он на своей стороне может удостовериться в подлинности электронной подписи, сохранить документ в защищенное хранилище или распечатать его в бумажном виде, если это нужно по стандартам делопроизводства компании.
Если контрагент зарегистрирован в сервисе и уже верифицировал свою цифровую подпись – он сразу же может подписать документ своей электронной цифровой подписью и отправить вам электронный документ прямо из QuiDox.
Таким образом, обмен документами между контрагентами, зарегистрированными в сервисе, занимает считанные минуты в отличие от 3-6 дней при обмене документами через почту.
- Документы не теряются и их не нужно отправлять повторно.
- Документы имеют юридическую силу в отличие от обычных копий, пересылаемых по электронной почте или факсу.
- Электронные документы полностью идентичны по своим юридическим свойствам бумажным — и могут использоваться везде, вплоть до суда
Стоимость электронного документооборота
При отправке документов обычной почтой, вы в среднем на каждой отправке платите 1,15 руб.
QuiDox позволяет сэкономить до 75-95% стоимости пересылки документов обычным способом. При этом мы гарантируем 100% доставляемость всех документов в течение 1 минуты после отправки. Интересно? Свяжитесь с нами!
Безопасность
Взломать или подделать ЭЦП в настоящее время практически невозможно.
Для подписи документа на стороне пользователя применяется специальное сертифицированное программное обеспечение — «Программный комплекс «Комплект Абонента АВЕСТ» AvUCK (РБ.ЮСКИ.13001-05)».
Обработка и хранение данных пользователей осуществляется в центре обработки данных, процессы и инфраструктура которого исключает вероятность несанкционированного доступа к вашим документам.
При электронном документообороте вы можете не беспокоиться, что конфиденциальная информация попадет в третьи руки через недобросовестных сотрудников компании или из-за ошибок в работе почты.
Юридические моменты
На сегодняшний день электронные документы, подписанные при помощи ЭЦП, имеют равную юридическую силу с бумажными документами, закрепленными подписями и печатями сторон.
Использование электронных документов регламентируется следующими законодательными актами:
- Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (новая редакция)
- Статья 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь
- Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (постановление Минюста от 06.02.2019 N 20).
QuiDox позволяет работать с электронными документами в полном соответствии с белорусским законодательством, начать экономить уже на отправке первого документа, и значительно ускоряете документооборот с контрагентами.
