БлогВсе статьи

Уходим на “удаленку”. Как настроить работу внутри команды и не потерять связь с бизнес-окружением

By 17 марта, 2020 14 октября, 2020 No Comments

Пока юристы спорят о том, как правильно перейти на домашний/дистанционный труд, как правильно оформить трудовые отношения в такой период и взвешивают все риски, бизнес переходит на удаленную работу. Вот несколько простых рекомендаций для старта работы на “удаленке”.

Работа с внутренними ресурсами / командой

Взаимодействие с персоналом и горизонтальные связи

Соберитесь с командой и обсудите наиболее удобный вариант для перехода на удаленную работу, порядок взаимодействия сотрудников, сроки такого перехода и возможные сложности.

Даже если кардинально избавиться от посещения офиса не получится, совместно будет проще принять решение, как это правильно делать, кому важно присутствовать, какие меры безопасности стоит предпринять.

Распределите зоны ответственности на период удаленной работы. Проанализируйте, где могут стопориться ключевые бизнес-процессы. Распределите роли между сотрудниками заново, если это необходимо.

Создайте подходящую среду для совместной работы, чтобы все могли работать вместе в рабочее время.

Попробуйте, к примеру

  • Trello для того, чтобы вся команда могла одновременно следить за тем, как двигаются проекты, кто над чем работает.
  • MIRO , прекрасный сервис для совместной работы, мозговых штурмов, обсуждения и принятия решений для удаленных команд. Обеспечивает асинхронное и синхронное сотрудничество: так же легко (но не очень дешево), как если бы все находились в одной комнате.
  • Битрикс24 отменил ограничение по численности пользователей для своего бесплатного тарифа. В сервисе можно работать вместе над задачами и проектами, контролировать их выполнение, общаться с коллегами быстро при помощи чатов и видео звонков.

Помогите персоналу настроить все, что необходимо для удаленной работы.

Работа с базой знаний, файлами и документами

Сотрудники на “удаленке” должны иметь возможность доступа ко всем необходимым рабочим папкам и документам, почте, мессенджерам, телефонам. Есть много вариантов, которые позволят команде хранить большие файлы, ресурсы, и всё, что нужно для совместного использования файлов и синхронизации:

Все они делают почти то же самое. У каждого такого сервиса есть папка на своем компьютере, которая синхронизируется через интернет с той же папкой, что и на всех остальных компьютерах команды. То есть файлы расшарены автоматически без необходимости отправлять электронные сообщения или спрашивать людей, где они оставили определенный документ.

Главное при работе с подобными хранилищами — определить, что можно безопасно перенести в онлайн.

Обратите внимание на простые инструменты для работы над документами типа Google Docs.

  • Google Docs — привычный текстовый редактор с хорошим набором инструментов для совместной работы с документами. Несколько человек могут одновременно работать над одним документом, оставляя друг другу пометки и делая изменения, и все это дистанционно.

Общайтесь как можно чаще

Проводите мини-планерки утром и вечером, помогите сотрудникам быть в курсе происходящих событий. Встречи и совещания легко перевести в онлайн, для этого существует масса приложений и мессенджеров, позволяющих общаться одновременно малому и большому количеству людей.

Стоит обратить внимание на:

Обучение персонала

Практически все организаторы различных курсов, семинаров и обучающих программ, которые могли перевести обучение в онлайн формат на ближайший период, уже сделали это. Поэтому не стоит отказываться от запланированных “обучалок” для команды, если можно продолжить их в дистанционном режиме.

Работа с внешним окружением / клиентами

Встречи и переговоры онлайн

Мессенджеры, приложения для дистанционных переговоров и постановки задач, совместные площадки для работы над документами пригодятся не только для работающих из дома сотрудников, но и для быстрой коммуникации и даже виртуальных “встреч” с клиентами на период пандемии.

Более того, такое онлайн общение может сопровождаться совместным обсуждением документов и проведением презентаций.

Рекомендуем обратить внимание на бесплатные сервисы для общения с клиентами и совместного решения бизнес-задач онлайн:

Мгновенный обмен электронными документами

Мало перевести работников на “удаленку”, важно сохранить взаимодействие с внешним бизнес-миром. Самое важное – организовать возможность согласования и подписания документов в электронном виде.

Еще с 18 февраля 2019 года белорусские компании получили возможность официально использовать электронные документы в своих ключевых бизнес-процессах. Сейчас это нам позволяет практически полностью избавиться от бумажных документов и походов на почту.

Для решения этого вопроса можно воспользоваться сервисом по обмену электронными документами с ЭЦП QuiDox.by

КвиДокс:

  • позволяет в пару кликов подписать неограниченное количество файлов абсолютно любого формата электронной цифровой подписью,
  • мгновенно доставляет сообщения с подписанными фалами адресату с подтверждением, отображаемым в специальной системной квитанции,
  • обеспечивает последующее безопасное и надежное хранение исходящих и входящих сообщений с документами.

Все документы для подписания поступают к руководителю в веб-сервисе в его личный кабинет и в любую свободную минуту, где бы он ни находился, могут быть подписаны с помощью ЭЦП всего в несколько кликов и направлены на подписание контрагенту.

Поэтому никакого присутствия в офисе, печати документов, походов на почту для отправки документов контрагентам не понадобится.

Обратите внимание, что электронный документ подписывается с помощью ЭЦП: той самой «флешки для налоговой», которая, как правило, есть уже практически у всех компаний. Совсем не обязательно при этом, чтобы контрагент был клиентом сервиса. При отправке документов на указанный email, сервис проверит наличие такого пользователя, и если его нет – создаст ему личный кабинет и направит уведомление с логином и временным паролем для входа.

QuiDox.by предлагает бесплатный трайл-период на 90 дней, и, похоже, сейчас самое время им воспользоваться.

Если вы внедрите в работу этот простой инструмент и оцените его преимущества, то после возвращения к нормальному рабочему ритму вы от него, скорее всего, уже не сможете отказаться.

/* */