«То, что занимало 2 недели, делаем за 3 часа» — руководитель Deal.by о сервисе мгновенного обмена документами

Deal.by — крупная интернет-площадка для торговли в Беларуси в сегментах b2b и b2с. Максим Маринич, руководитель Deal.by, рассказал об опыте перехода на сервис обмена документами с ЭЦП  в интервью изданию Officelife.media, полная версия интервью доступна по ссылке.

Опыт пользования сервисом Quidox.by руководитель Deal.by описывает так:

  • В Украине компания давно работает с сервисами обмена документами с электронной подписью, в Беларуси сервис потребовался для ежемесячной отчетности, отправки актов услуг.
  • Критерии выбора сервиса для работы с электронной документацией — простота и удобство. В QuiDox.by работа строится через личный кабинет, поэтому облачный сервис подошел идеально.
  • Переход на сервис занял 2 недели. Этого времени хватило для знакомства с функционалом, выбора тарифа исходя из объема документооборота, выгрузки документов в сервис и создания небольшого софта для совмещения CRM и «1С» для удобного выставления актов.
  • Решили переводить одновременно всех контрагентов на рассылку актов через QuiDox.by. Информировали клиентов через рассылки и информационные письма. Специалисты «Квидокс» консультировали контрагентов, помогали освоить сервис.
  • Каждый клиент Deal.by получает акт об оказанных услугах с нашей ЭЦП в личный кабинет. Забрать документы можно, введя логин и пароль из письма-уведомления. ЭЦП на флешке не нужна: мы предоставляем односторонние акты, которые не нужно подписывать.
  • Большое преимущество сервиса — документы не теряются, их не нужно скачивать и печатать. Личный кабинет дает доступ ко всем актам и документам без ограничений.
  • Клиенты позитивно оценили возможности «КвиДокс», удобство использования, экономию времени.
  • Спустя полгода использования можно говорить о выгодах. Это время и деньги. Раньше печатали 9 тысяч актов, подписывали акты и конверты, несли на почту. Потери 2,5 недели времени работы бухгалтерии ежемесячно и $50 тысяч на бумажный документооборот ежегодно.
  • Как пользуемся «КвиДокс»: в CRM и «1С» определяем акты и суммы, выгружаем документы в сервис, автоматически акты подписываются ЭЦП и раскладываются по личным кабинетам пользователей. На все тратим 3 часа.
  • Неочевидные выгоды использования сервиса: прозрачная отчетность для госорганов, экономия места хранения за счет отсутствия тяжелых папок с актами, простое и бесплатное использование сервиса для контрагентов, наших клиентов.
  • Затраты на пользование QuiDox.by окупились в нашем случае в первый же месяц.
  • В планах — избавиться от бумажных носителей совсем и перевести весь документооборот на мгновенный электронный обмен документами с ЭЦП.

Читайте также

ЭДО и обмен документами в Quidox

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам. Такой подход неэффективен! Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах. Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали! Что такое электронный […]

Что такое электронный документ и что нужно о нем знать?

С 2019 года у белорусских компаний появилось право при взаимодействии с контрагентами использовать электронные документы наравне с бумажными. Электронный документ — это документ в электронном виде (файл) с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность,  подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронный документ с ЭЦП законодательно определен как равнозначный бумажным документам с собственноручной подписью, а значит является юридически значимым. Электронный документ имеет юридическую силу и подтверждает факт: совершения […]

Viber-bot — мгновенные уведомления от QuiDox.by о поступлении электронных документов

Для удобства пользователей сервис Quidox.by запустил Viber-бота в дополнение Telegram-боту Теперь обо всех поступивших электронных документах Вы будете в курсе без постоянного мониторинга Личного кабинета! Чтобы подключить чат-бот в Вайбере выполните следующие действия: Откройте Viber (Вайбер) на Вашем смартфоне. Ниже списка последних чатов справа будет пункт меню «Ещё». Кликните по этому пункту: На появившемся экране […]