Сервис мгновенного обмена документами с электронной цифровой подписью
(ЭЦП ГосСУОК)

Что умеет QuiDox

QuiDox.by — веб-сервис для организации работы с электронными документами. С помощью сервиса можно:

• быстро перейти на электронный документооборот в Беларуси в организации;
• мгновенно подписать ЭЦП неограниченное количество электронных документов;
• отправить электронные документы по электронной почте контрагентам, заказчикам, клиентам;
• обеспечить мгновенную доставку и надежное хранение электронных документов и файлов с ЭЦП.

Юридическая значимость документов с ЭЦП

Электронная цифровая подпись по закону полностью приравнивается к собственноручной подписи физического лица или оттиску печати/штампа организации или индивидуального предпринимателя. Заверенный ЭЦП электронный документ имеет равную юридическую силу с его аналогом на бумаге с подписью и печатью организации. 

ЭЦП применяется для автоматизации электронного документооборота и обычно в организациях используется для подачи налоговых деклараций и работы с налоговой отчетностью, для подачи отчетов в “Белгосстрах” и ФСЗН, работы со счетами-фактурами, накладными Тн и ТТН, обращений в Единые государственные реестры и участия в закупках и торгах на гос. площадках.

Другой вариант применения документов с электронной подписью — обмен документами с контрагентами и переход на электронный документооборот в организации.

При равной юридической силе работа с электронными документами по сравнению с бумажными имеет преимущества:

• ЭЦП однозначно подтверждает целостность и неизменность содержимого документа, авторство подписи, а также момент времени (в отличие от бумажного документа), когда  был подписан документ;
• подделка ЭЦП в настоящее время практически невозможна, в то время как подделать бумажный договор, акт сверки и подпись ручкой намного проще;
• электронный документооборот в организации экономит время сотрудников и средства на создание, отправку и хранение бумажной документации;
• отчетность для госорганов становится прозрачной, а для контрагентов — доступной в любой момент, если организовано хранение электронных документов. Для этой цели тоже подходит сервис КвиДокс.

Важно. Наши первые партнеры и пользователи – представители ведущих юридических компаний, адвокатских бюро, аудиторы и профессиональные бухгалтерские компании рекомендуют использовать ряд специальных оговорок (положений) в текстах первоначально заключаемых договоров, дополнительно подтверждающих волю сторон и допустимость применения документов с ЭЦП в ходе совместной работы и документального оформления хозяйственных операций.

Возможности сервиса QuiDox

Подключив ЭЦП (инструкция здесь) и став пользователем облачного сервиса обмена электронными документами Quidox.by, вы сможете:

• в пару кликов подписывать ЭЦП неограниченное количество файлов любого формата;
• мгновенно обмениваться юридически значимыми документами с контрагентоми в неограниченном количестве;
• контролировать путь каждого документа с момента создания, согласования внутри подразделений до их отправки;
• получать доказательство доставки документов получателю (сервисная квитанция) с возможностью идентификации лица, подписывающего со стороны контрагента;
• обеспечить безопасное и надежное хранение исходящих и входящих электронных документов;
• иметь доступ 24\7 в любой географической точке ко всем отправленным и полученным документам;
• работать с электронными документами через любые виды устройств, включая смартфон.

Для работы в сервисе мгновенного обмена документами с ЭЦП QuiDox.by не обязательно, чтобы контрагент был клиентом сервиса. Ключевой функционал сервиса для контрагентов всегда бесплатный.

• При отправке документов на указанный email сервис проверяет наличие пользователя в базе. Если это новый пользователь, сервис автоматически создает ему Личный кабинет. Уведомление и временный пароль для входа придет на почту.
• Получив документ с ЭЦП, можно прямо в интерфейсе сервиса проверить электронную подпись отправителя, узнать момент подписания, удостовериться в действительности сертификата ГОССУОК.
• Полученный электронный документ можно поместить на постоянное хранение в “Защищенный архив” или сохранить на локальный ПК, планшет, смартфон.

QuiDox.by удобно работает с комплектом абонента ГосСУОК. Все операции по подписанию документа ЭЦП, формирование специальной части электронного документа осуществляется на стороне пользователя: с применением специального сертифицированного ПО, «Программный комплекс “Комплект Абонента АВЕСТ” AvUCK (РБ.ЮСКИ.13001-05)».

QuiDox.by заботится о безопасности данных пользователей. Хоть это и не обязательно, в качестве центра обработки данных мы выбрали аттестованный по стандартам СТБ 34.101.52-2016 и СТБ 34.101.30-2017 поставщика услуг. Совместно с центром обработки данных мы обеспечиваем постоянное резервное копирование и безопасное хранение данных пользователей сервиса.

Министерство по налогам и сборам Беларуси подтверждает возможность обмена электронными документами через сервис QuiDox.by.

Кому будет полезен QuiDox

Сервис для организации работы с документами с ЭЦП QuiDox будет особенно полезен тем компаниям, которые

• начинают пользоваться онлайн-сервисами и программами для развития своего бизнеса;
• перестраивают налаженные бизнес-процессы, переходят на удаленную работу и внедряют в организации электронный документооборот для общения с госорганами и контрагентами.

Как изменятся ваши бизнес процессы с QuiDox

Комментарий Вячеслава Шкадаревича, основателя сервиса QuiDox.by:

“Мало перевести работников на “удаленку”, важно сохранить взаимодействие с внешним бизнес-миром, в том числе, возможность согласования и подписания документов в электронном виде.”

С 2019 года белорусские компании могут официально использовать электронные документы в ключевых бизнес-процессах. Сервис по обмену документами с электронной цифровой подписью QuiDox снижает бизнес-риски:

• можно подписывать неограниченное количество файлов любого формата в пару кликов;
• мгновенно отправляет документы и файлы адресату с уведомлением;
• надежно сохраняет все исходящие и входящие сообщения.

Документы приходят уполномоченному лицу в личный кабинет в облачном сервисе, таким образом исключается цепочка с личным присутствием, подготовкой документов в офисе и отправке их по почте. Во время всеобщего перехода на “удаленку” это неоценимое преимущество.

С КвиДокс документы не теряются, их не нужно скачивать и печатать, все прозрачно. Личный кабинет дает доступ ко всем актам и документам без ограничений, 24 часа 7 дней в неделю из любой точки мира. Личный кабинет позволяет в пару кликов верифицировать учетную запись по ЭЦП, тем самым, сопоставить ее с ФИО и должностью подписавшего документ, проследить весь путь документа.

Главные выгоды от пользования сервисом — время и деньги, которые раньше компания тратила на бумажный документооборот. Посчитать выгоду конкретно для вашей компании от перехода на пользование сервисом Quidox можно по ссылке.

Как удобно работать с Quidox

На данный момент мы предлагаем клиентам три варианта работы с сервисом:

• работа непосредственно через веб-сервис Quidox.by, где можно загружать, подписывать ЭЦП, отправлять контрагентам файлы любого размера и формата — от привычных нам текстовых до узкопрофессиональных видео или чертежей;
• работа с реестром документов через специальные обработчики, позволяющая загрузить, подписать и отправить через веб-сервис неограниченное число документов в один клик;
• полная автоматизация и полноценная настройка для работы в формате «система — система» через API, где практически полностью исключено участие специалистов.