Приняты Правила работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами в госархивах

Нормативный акт устанавливает порядок:

• комплектования госархива
• хранения и госучета документов в электронном виде
• формирования научно-справочного аппарата к таким документам
• порядка пользования архивными электронными документами

1. При работе госархивов с документами в электронном виде используются :

• информационная система архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (ИС АЭД)
• автоматизированная информационная система госархивов (АИС архив)

2. Через систему Национального архивного фонда:

• принимают документы в электронном виде, образующиеся в процессе деятельности госорганов и иных организаций
• обеспечивают их сохранность и учет

Хранится документы в электронном виде будут в централизованном хранилище, развернутом на ресурсах республиканского центра обработки данных.

Доступ к хранящимся документам в электронном виде и функциональным подсистемам ИС АЭД осуществляется посредством клиентской части, состоящей из общедоступной и закрытой частей.

Общедоступная клиентская часть ИС АЭД включает:

• страницы, содержащие общую информацию об ИС АЭД
• законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства
• страницу, обеспечивающую осуществление регистрации пользователей ИС АЭД – государственных архивов и внешних пользователей ИС АЭД (организаций, граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее – граждане).

Закрытая клиентская часть ИС АЭД - это рабочее пространство госархива, содержащее набор страниц, посредством которых реализуются функции приема, обеспечения сохранности, учета и использования документов в электронном виде.

Для идентификации и аутентификации зарегистрированных пользователей ИС АЭД, а также при передаче информации посредством сетей электросвязи (передачи данных) используются средства криптографической защиты информации.

Для работы в информационной системе используется ЭЦП, которая должна быть выработана с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

При приеме документов в архив:

• подлинность передаваемой информации подтверждается проверкой действительности на момент проверки ЭЦП на внутренней описи каждого электронного дела; соответствия контрольных характеристик файлов документов в электронном виде контрольным характеристикам, указанным во внутренней описи электронного дела и в метаданных
• в автоматизированном режиме выполняется резервное копирование документов в электронном виде в резервное хранилище
• оформляется актом приема-передачи электронных дел на постоянное хранение по утвержденной форме

Пользование архивными документами в электронном виде возможно:

• предоставлением пользователям архивных документов в электронном виде доступа к ним посредством ИС АЭ
• направлением госархивом запрашиваемых сведений